令和4年1月から、改正電子帳簿保存法が施行となります。電子帳簿と言われても、実際にどのような書類をどうやって保存すればいいのか、まったく分からないという方も多いのではないかと思います。
ただ、この電子帳簿保存法、適正に保存しておかないと、青色申告の取り消しや、罰金の対象になることをご存知でしょうか？今回は、とりあえず設備投資などしないでも対処できる方法をご紹介したいと思います。
請求書や領収書は、一般的には ①紙で送られてくるもの、②PDFなどの形式にして電子メールに添付されて送られてくるもの、③取引先のホームページからPDFなどの形式でダウンロードするもの、④電子メールの本文自体が請求書や領収書になっているもの、この4つのパターンに分けられると思います。
①は今まで通り、紙で保存しておけば大丈夫です。
②と③は、プリントアウトして紙で保存するのは認められなくなります。送られてきたPDFなどのデータを検索しやすい状況にしてパソコン内に保存しなくてはなりません。一番簡単な方法はデスクトップにフォルダを作成し、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる形で保存することです。その際、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」を作成し、その規定にのっとって作業しなくてはいけません。この事務処理規定のひな型は、国税庁のホームページにあるので、ご参照ください。
④は電子メールそのものをパソコン上に保存する必要があります。この場合も、②・③と同じように検索できるように保存する必要がありますので、電子メールソフト内に保存しているだけでは認められません。個々の電子メールを②・③と同じように、デスクトップに作成したフォルダに保存してください。Outlookはメールを開くと左上に「ファイル」タブがありますので、そのタブをクリックして、「名前を付けて保存」で保存できます。その際も取引年月日、取引金額、取引先で検索できる形で保存してください。
以上が一番簡単な対処方法となります。
