メール添付の請求書データ、印刷保存不可になります！
帳簿や請求書等を電子的に保存する際の手続が、令和3年度税制改正により変わります。
現在、メール添付で受領した請求書等を紙で印刷し、保存をしているお客様も多いと思いますが、2022年1月からこちらの方法は認められなくなります。
（1）電子取引とは
電子取引とは、注文書や領収書等の取引情報の授受を、電磁的方法により行う取引をいいます。具体的には、下記取引等が該当します。
〇クラウドサービス上で授受した請求書等データ
〇電子メールで授受した請求書等データ
〇インターネットのHPからダウンロードした請求書等データ
〇クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払いデータ
〇EDIシステムを利用したデータ
〇ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用したデータ
〇DVD等の記録媒体を介した請求書等のデータ
書類の保存義務者がこの電子取引を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければなりません。
これまでは、書面に印字して保存する方法も認められていましたが、来年1月1日以後に行う電子取引の取引情報から認められず、必ず次の要件を満たしたデータ保存が求められます。
（2）電磁的記録の保存等を行う場合の要件
具体的には以下の要件となります。
〇電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合限定）
〇見読可能装置の備付け等
〇検索機能の確保
〇次のいずれかの措置を行う
①タイムスタンプ※1が付された後の授受
②原則、速やかにタイムスタンプを付す
③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け
（3）要件を満たすための具体的な保存方法
取引相手から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきた場合、例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たすこととなります。
1.請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例）2022年3月31日に㈱A社から受領した55,000円の請求書⇒「20220331_㈱A社_55,000」 ※2
2.「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3.一定の事務処理規定を作成し備え付ける。
なお、事務処理規定や索引簿は、国税庁のサイトからひな形をダウンロードすることができます。
【国税局HP/ホーム/ 法令等/ その他法令解釈に関する情報/ 電子帳簿保存法関係/ 参考資料（各種規程等のサンプル）に載っています。】
※1 タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子文書が存在していたことと、その時刻以降、当該文書が改ざんされていないことを証明するもの
※2 代わりに索引簿を作成し、索引簿を使用してデータを検索する方法によることも可能
