2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法。電子取引データの保存が義務となる内容が含まれています。しかし、事業者側で準備が整わないなどの理由で開始が2024年1月1日まで延期されました。その延期期限も残り2か月となりました。ここで電子取引データの保存義務化への対応策をご案内いたします。
電子取引データとは、領収書や請求書など取引情報を記載した文書のうち電子データでやりとりしたものをいいます。ファイルデータだけでなく、ECサイトなどの画面上で表示されるものも含まれます。紙で置いておけばいいのではなく、電子データの状態で保存しておく必要があります。受け取った場合のみでなく、送信した場合も保存の対象です。
原則、次のルールを守って保存することが求められています。
① システムのマニュアルや手順書が備えられている
② ディスプレイやプリンタなどがあり、いつでもデータで確認できる
③ 日付や取引金額、取引先で検索できる
④ 改ざん防止のための措置がとられている
ここでは③と④の対応策をご案内します。
③の対応策として、「保存するファイル名に必要事項（日付、取引金額、取引先）を記載しフォルダの検索機能を活用する」、「Excelなどで索引簿を作成する」ことが考えられます。取引が多い場合には電子帳簿保存法に対応した専用サービス導入を検討することも考えられます。ただし判定期間（法人：前々事業年度、個人：前々年）の売上高5,000万円以下、税務職員の求めに応じて整理された出力書面の提示ができる場合はこの要件は免除されます。
④の対応策として、「タイムスタンプを付与する」、「改ざん防止に対応したシステムを利用する」、「訂正・削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する」があります。事務処理規程はサンプルが国税庁HPに用意されていますので、簡単に作成することができます。
保存要件において大切なことは必要なデータを簡単に取り出せ、その上で簡単に改ざんができないようになっていることです。
